Yazdırma, düşük döküman oluşturma maliyetleri, etkin ve güvenli döküman yönetimi konuları yöneticiler tarafından sıklıkla konuşulmakta, ancak hayata geçirilmesi ertelendiğinden ağır ve tam olarak hesaplanamayan maliyetlerle karşı karşıya kalınmaktadır. Kağıt üzerinde iş yapma geleneği devam ettirilse bile bu konuda Elektroser’in sunduğu yöntemlerle maliyeti önemli ölçüde düşürmek mümkündür. Günümüzde işletmeler daha az zamanda daha çok iş yapma konusunda uzmanlaşmıştır ancak yazdırma, döküman oluşturma ve güvenlik maliyetleri gözden kaçırılmakta, küçük değişikliklerin büyük tasarruflar sağlayabileceği bilinmemektedir.Bize göre aktif olarak yazıcı, fotokopi ve çok fonksiyonlu cihaz filosu yönetmek yıllık toplam cironun %4’üne tekabül eden bir kaynağı %30 azaltabilir. Elektroser etkin bir yazdırma yönetimi ve maliyetleri önemli ölçüde aşağı çekmek için 4 temel anahtar belirlemiştir.
1. Döküman Yakalama ve İş Akışı Optimizasyonu
Kağıt tabanlı belgeleri tararken ve bunlarla ilişkili iş akışlarını otomatik hale getirerek, hem zaman ve paradan tasarruf edilebilir. Önemli belgeleri güvenli, yetkilendirilmiş tarama ile dijital olarak arşivler ve fiziksel alandan tasarruf sağlar. Daha önce yazdırılmış ya da taranmış belgelerin dijital kopyalarını otomatik saklayarak tekrar ihtiyaç duyulduğunda baskı almak zorunda kalmaz, zaman ve kaynak tasarrufu sağlarsınız.
2. Raporlama
Ölçemediğiniz bir şeyi yönetemezsiniz!
İş akışınızda kimin, hangi cihazla ne yazdırdığını bilmek uzun vadede alışkanlıkları belirlemenizi sağlayarak etkin optimizasyonlar yapmanızı sağlayacaktır. Gerekmediği zaman renkli çıktı alınmasının önüne geçmek, resmi olmayan belgeleri iki yönlü yazdırmak için aksi durumları raporlama yöntemiyle kolayca belirleyebilirsiniz. Yönetilmeyem bir yazdırma parkurunda alınan çıktıların %75’i atıktır, bir süre sonunda imha edilir.
3. Döküman Yönetimi
Gereken durumlarda mono ve çift taraflı baskıya yönlendirmek gibi akıllı baskı politikalarının oluşturulması ve buna uyulmasının sağlanması baskı maliyetlerini dramatik bir şekilde düşürecektir. Çalışanlarınızın bir belgeyi yazdırmadan önce düşünmesini sağlamak size tasarruf olarak geri dönecektir.
4. Yazdırma Dolaşımı
Pull-Printing, FollowMe ya da Print Roaming olarak tanımlanan, çıktıları ağdaki herhangi bir cihazdan almaya yarayan uygulama 2005 yılından itibaren bir çok yazdırma yönetimi sistemine entegre edilmiştir. Bu yöntem cihazdan bağımsız bir şekilde kulanıcının yanlızca kendi gönderdiği dökümanlarla ilişkilendirilmesini, çıktılarını herhangi bir cihazdan, şifre veya manyetik kart okuyucu ile almasını sağlamaktadır. Yine bu yöntem ISO 27002 Belge Güvenliği politikalarını destkelmektedir. Baskı yönetimi sistemine yapılan yatırım ilk günden itibaren kendisini göstererek kısa süre içinde kendi maliyetini amorti eder.